Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24§
Laatimispäivä 25.5.2018

1.REKISTERINPITÄJÄ

Rakennuttajatoimisto HTJ Oy
Aviabulevardi 1
Karhumäentie 3
01530 Vantaa
Puh. 010 3232 100
info@htj.fi

2.YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Henkilöstöpäällikkö
Sanna-Kaisa Niemelä
Karhumäentie 3
01530 Vantaa
Puh. 040 8422 552
sanna-kaisa.niemela@htj.fi

3.REKISTERIN NIMI

Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:n työnhakijarekisteri.

4.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisteri sisältää työnhakijatietoja sellaisista henkilöistä, jotka ovat itse lähettäneet henkilötietoja Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:n käyttöön sen etsiessä ja valitessa uusia työntekijöitä kulloinkin avoinna olevaan työtehtävään.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti.

5.REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia työntekijävalintaa tehtäessä:

  • henkilön perustiedot (nimi, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työnhakijan lähettämä työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, jos arviointi on tehty Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:n toimeksiannosta
  • työnhakijan suosittelijatiedot, mikäli työnhakija on tällaisia toimittanut
  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa hakuprosessissa erikseen määritellyt muut tiedot

6.REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tulevat tiedot saadaan työnhakijalta itseltään, HTJ:n työntekijältä silloin, jos hän toimii työnhakijan suosittelijana työnhakijan luvalla tai mahdollisen rekrytointikonsultin kautta työnhakijan luvalla. Rekisterin ylläpitämiseen ei käytetä säännönmukaisia tietolähteitä.

7.SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteröityjen työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta muille kuin ko. rekrytoinnista vastaavalle esimiehelle. 

8.TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9.REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuilla.

Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö ja siihen pääsy on rajattu siten, että tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on tehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisteri on suojattu rajallisin käyttöoikeuksin ja sen käyttö edellyttää kultakin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan.

10.REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä työnhakijalla on seuraavat oikeudet, joita koskevat pyynnöt tulee lähettää Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:n sähköpostiosoitteeseen info@htj.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä työnhakijalla on oikeus tarkistaa Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:n tallentamat henkilötiedot. Mikäli rekisteröity työnhakija havaitsee henkilötiedoissaan virheellisyyksiä tai puutteita, hän voi pyytää rekisterin ylläpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä työnhakijalla on oikeus pyytää poistamaan tietonsa, jos tiedon säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija työllistyy Rakennuttajatoimisto HTJ Oy:llä, säilytetään rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Rekisteröidyn työnhakijan tietoja säilytetään 6 kuukautta niiden saapumisen jälkeen. Tämän jälkeen tieto poistetaan, jos tiedon säilyttämiselle ei ole perustetta.