14.06.2023

Arcanumin peruskorjaus- ja tilamuutoshanke toteutettiin käyttäjä edellä

Arcanumin peruskorjaus- ja tilanmuutoshankkeessa Turun yliopiston humanistisen tiedekunnan toiminnot keskitettiin yhteen osoitteeseen, kun ne ennen olivat olleet hajautettuina useaan eri kiinteistöön. Aiemmin pääasiassa kemian laitoksen käytössä olleet tilat kokivat merkittävän toiminnallisen muodonmuutoksen. Uusien tilojen käyttöönotto oli käyttäjille luonnollisesti iso muutos entiseen. 

”Rakennushankkeen kaikissa vaiheissa kannattaa huomioida käyttäjän näkökulma. Se edesauttaa aikataulussa pysymistä sekä ehkäisee yllättäviä lisäkustannuksia. Tyytyväinen tilojen käyttäjä tarkoittaa myös tyytyväistä tilaajaa”, HTJ:n projektikoordinaattori Minna Routsalo toteaa.  

Suomen Yliopistokiinteistöt (SYK) otti käyttäjät mukaan heti lähtöviivalla Turun yliopiston Arcanum-kiinteistön tilamuutos- ja peruskorjaushankkeeseen. HTJ toimi kohteessa SYK:lle rakennuttamisen ja valvonnan tehtävissä hankesuunnitteluvaiheesta lähtien. Käyttöönottoon ja käyttäjien osallistamiseen erikoistunut HTJ:n projektikoordinaattori Minna Routsalo työskenteli tiiviisti tilaajan apuna yhteiskehittämisen koordinoimisessa. 

”Meille on ensiarvoisen tärkeää, että tilamme palvelevat käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla, minkä vuoksi hyödynsimme Arcanumin hankkeessa yhteiskehittämisen mallia. Saimme käyttäjät hienosti mukaan projektiin, ja he antoivat läpi hankkeen kallisarvoista palautetta ja näkemyksiä tulevista tiloista. HTJ:sta oli meille käyttäjien osallistamisessa ja käyttöönoton koordinoinnissa iso apu”, SYKin rakennuttamisen johtaja Taro Malinen sanoo. 

Toimivat tilat toimivalla vuoropuhelulla 

SYK otti käyttäjät rakennushankkeeseen mukaan esittelemällä tiloja ja niiden uusia toiminnallisuuksia hankkeen aikana niin suunnittelu- kuin työmaavaiheessakin. HTJ auttoi järjestämään käyttäjille työpajoja, tapahtumia ja ekskursioita, joiden tarkoituksena oli pohtia tilojen käyttöä ja samalla haastaa aiempia toimintatapoja. Näissä tapaamisissa tilaaja ja suunnittelija saivat arvokasta tietoa käyttäjien tarpeista, jotka pystyttiin huomioimaan esimerkiksi teknisessä suunnittelussa. Käyttäjät puolestaan saivat ajantasaista tietoa hankkeesta, sen etenemisestä ja tilojen uusista toiminnallisuuksista. Opetushenkilökunnalle oli esimerkiksi tärkeää tietää jo etukäteen, millaisia opetusteknologian muutoksia tiloihin oli tulossa. 

”Kuten usein tilamuutosprojekteissa, ensimmäisissä työpajoissa vallitsi voimakas epätietoisuus tulevasta. Aktiivisella viestinnällä ja osallistamisella onnistuimme hälventämään muutospelkoa ja synnyttämään luottamusta siihen, että tulevista tiloista saamme yhdessä luotua heille sopivat. Oli palkitsevaa nähdä, kuinka käyttäjät innostuivat uusista tiloistaan hankkeen edetessä ja alkoivat miettiä työpajoissamme tilojen käyttöä ja esimerkiksi sitä, mitkä kalusteratkaisut toimisivat heille parhaiten”, Minna kertaa. 

Tilamuutosprosessi on usein käyttäjälle kertaluontoinen ponnistus, jota tehdään oman työn ohessa, ja monella ei ole siitä aiempaa kokemusta. On hankkeen etu, että käyttäjä saa tähän tukea. ”Autoimme Arcanumin hankkeessa tilojen käyttäjiä suunnittelemaan omaa toimintaansa ja tekemään tiloihinsa liittyviä päätöksiä hankkeen kannalta oikealla hetkellä.”

Juttu jatkuu kuvan jälkeen

 Kuva: Vesa Loikas / Sigge arkkitehdit

Kun tilojen toiminnot oli hankkeen aikana käyty käyttäjien kanssa tarkasti läpi, henkilökunta ja opiskelijat pääsivät muuttamaan sujuvasti uudistettuihin tiloihin ja ottamaan ne vaivattomasti käyttöönsä. Muutto toteutettiin kahdessa eri vaiheessa: ensimmäisessä vaiheessa historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitos muutti tiloihin syksyllä 2022. Toisessa vaiheessa alkuvuodesta 2023 kielet ja käännöstieteet, ainejärjestöt ja kirjasto seurasivat perästä. Kaksivaiheinen muutto mahdollisti sen, että ensimmäisen vaiheen opit voitiin viedä toiseen vaiheeseen. Myös tilakonseptiin ehdittiin tehdä hienosäätöä ennen toista vaihetta. 

Nyt tilojen käyttöönotosta on jo useampi kuukausi, ja käyttäjät ovat olleet poikkeuksellisen tyytyväisiä uusiin tiloihinsa, jotka on luotu heidän tarpeisiinsa. Ei ole ihme, että käyttäjien osallistaminen yleistyy rakennushankkeissa, sillä käyttäjien huomioiminen johtaa lähes aina toimivampaan ja kestävämpään lopputulokseen. Tämä tuo pidemmän päälle myös säästöä, kun tiloihin ei tarvitse heti tehdä suuria muutoksia niiden valmistuttua. Toki tilojen kehittäminen jatkuu myös niiden käyttöönoton jälkeen. 

”Kaikkien osapuolten kannalta olisi järkevää, että käyttäjät saataisiin jo rakennushankkeen varhaisessa vaiheessa pohtimaan, miten heidän organisaationsa haluaa toimia uusissa tiloissa. Näin vältyttäisiin monelta ongelmalta, kun käyttäjä aloittaa toimintansa uusissa tiloissa. HTJ:lla voimme olla avuksi käyttäjien osallistamisessa hankkeen alusta tilojen käyttöönottoon asti”, Minna vinkkaa. 

Lue lisää: Minna Routsalo koordinoi käyttäjälähtöisyyttä

 

Kohde: Arcanum-kiinteistön tilamuutos ja peruskorjaus 

Laajuus: 10 900 brm² 

Aikataulu: 2/2018–12/2022 

Hankemuoto: Projektinjohtourakka 

Ympäristösertifikaatti: BREEAM Very Good 

HTJ:n rooli: rakennuttaminen ja valvonta sekä yhteiskehittämisen koordinoiminen ja kehittäminen 

 

Kuvat: Vesa Loikas / Sigge arkkitehdit

 

Lisätietoja: 

Minna Routsalo 

Projektikoordinaattori 

+358 50 596 7414 

minna.routsalo@htj.fi