16.06.2020

Routsalo koordinoi käyttäjälähtöisyyttä

Minna Routsalo on työskennellyt HTJ:llä siitä saakka, kun HTJ avasi uuden aluetoimiston Turkuun maaliskuussa 2015. Routsalo on koulutukseltaan Turun ammattikorkeakoulusta valmistunut toimitilarestonomi, ja hän on erikoistunut palveluiden tuottamiseen ja johtamiseen.

Uran punainen lanka

Toimiessaan yli viisi vuotta kiinteistökehitykseen erikoistuneen Ailecon Oy:n asiakaspalvelupäällikkönä, Routsalo kartutti alan näkemystä ja kokemusta niin kiinteistöjen manageroinnista kuin kehitys- ja rakennushankkeista. Routsalo näki käyttäjälähtöisyyden tarpeen ja potentiaalin rakennusalalla, ja uran punaiseksi langaksi muodostui kiinteistöjen käyttäjälähtöinen kehittäminen.

“Aihe oli tuolloin vielä varsin uusi, mutta äitiys- ja perhevapaiden aikanani toimitilajohtamisen ja rakennushankkeiden käyttäjälähtöisessä suunnittelussa tapahtui selkeä muutos”, kuvaa Routsalo. HTJ:llä hänen toimenkuvaansa laajennettiin painottumaan assistentin tehtävien lisäksi projektikoordinaattorin vastuuseen käyttäjälähtöisissä rakennushankkeissa. Nykyisin Routsalon tehtäviin kuuluvat erityisesti käyttäjärajapinnassa tapahtuva yhteiskehittäminen, käyttäjähankinnat ja käyttöönottokoordinointi.

Käyttäjälähtöisyys

Nimensä mukaisesti käyttäjälähtöisen suunnittelun lähtökohtana ovat tilojen loppukäyttäjien tarpeet ja toiveet. Suunnittelun tavoite on taata tilojen toimivuus käyttäjilleen nyt ja tulevaisuudessa ja sitä kautta pidentää myös kiinteistön toiminnallista elinkaarta. “Isot linjat määräävät suunnittelun ja toteutuksen rajat ja niiden sisällä pyritään löytämään parhaat mahdolliset käyttäjälähtöiset ratkaisut”, kuvaa Routsalo.

Yhteiskehittämisessä toimintatapoja yhteensovitetaan fyysiseen, digitaaliseen ja sosiaaliseen tilaan. Yhteiskehittämisen lisääntyminen edistää asiakkaiden kuuntelua ja käyttäjälähtöistä suunnittelua. Tulevaisuudessa kiinnitetään varmasti yhä enemmän huomiota koko käyttäjäprosessin parempaan hallintaan. Kiinteistöjen omistajat tarjoavat asiakkailleen yhä laajempia palvelukokonaisuuksia ja tämä lisää uusien tehtävien tuomista jo suunnittelu- ja rakennus- sekä erityisesti käyttöönottovaiheisiin. HTJ on panostanut käyttäjälähtöisen suunnittelun ja yhteiskehittämisen johtamiseen ja on valmiina vastaamaan kasvavaan tarpeeseen.

Linkki ja vaalija

Käytännössä projektikoordinaattori huolehtii käyttäjäymmärryksen kartoittamisesta sekä näkökulman säilymisestä läpi suunnittelu- ja rakennusvaiheen. Hän seuraa hankkeen teknistä etenemistä ja huolehtii, että myös käyttäjillä on tieto hankkeen etenemisestä ja suunnitteluun tarvittavien lähtötietojen aikatauluista. On tärkeää, että käyttäjille kerrotaan, miten tehtyihin ratkaisuihin on päädytty.

Koordinaattori huolehtii laajasti, että tieto hankkeessa kulkee eri tiimien välillä ja viestintä on riittävän monikanavaista. Ymmärryksen on kuljettava kaikkiin suuntiin käyttäjien, suunnittelijoiden ja rakentajien välillä. Routsalolla itsellään ei ole teknistä taustaa, mikä auttaa häntä selkeyttämään kommunikointia erityisesti käyttäjien suuntaan. Rakentamisen uudis- ja muutoshankkeet ovat käyttäjilleen aina toimivaa viestintää edellyttävä muutosprosessi.

Edelläkävijäasiakkaat

HTJ on toiminut rakennuttajakonsulttina useissa Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n (SYK) tilamuutos- ja korjaushankkeissa. SYK on rohkeasti tuonut käyttäjät tilamuutoshankkeisiin ja kehittänyt CO-SYK-yhteiskehittämismallin, jota noudatetaan myös parhaillaan rakenteilla olevassa Turun Yliopiston Arcanum-rakennuksen tilamuutoshankkeessa.

Hankkeen toteuttamiseksi perustettiin tilatiimi, jonka tehtävänä on osallistaa käyttäjät suunnittelusta lähtien hankkeeseen ja tuottaa ymmärrystä onnistuneen suunnittelun ja päätöksenteon tueksi. “Käyttäjiä on osallistettu monin eri keinoin, joista näkyvimpiä ovat olleet erilaiset työpajat. Tämän kevään erityistilanteessa on ollut hienoa päästä kokeilemaan myös virtuaalisia työpajoja erilaisten digitaalisten ratkaisujen avulla”, kertoo rakennushankkeessa yhteiskehittämistä koordinoiva Routsalo.

Hankkeessa kehitetään myös tulevaisuuteen tähtääviä työnteon malleja. Arcanumin käyttäjät ovat siirtymässä erilaisista ja hyvin perinteisistä lähtökohdista monitiloihin, joissa on mahdollisuus hyödyntää laajemmin myös digitaalisia työskentelytapoja. Pitkän muutosprosessin aikana käyttäjät ovat saaneet kertoa omista työskentelytavoistaan ja orientoitua samalla tuleviin tiloihin ja uusiin työnteon mahdollisuuksiin.

Routsalo toimii käyttöönoton projektikoordinaattorina myös Turun Teknologiakiinteistöjen EduCity-hankkeessa, jossa hän on yhdessä HTJ:n projektipäällikön ja valvojatiimin kanssa huolehtinut käyttöönottovaiheessa kaikkien osapuolien aikataulujen yhteensovittamisesta. Turun Teknologiakiinteistöt Oy tarjoaa tilojensa vuokralaisille nykyaikaisia ja yhä laajempia palvelukokonaisuuksia. Routsalo on ollut EduCity hankkeessa koordinoimassa myös suurta irtokalustehankintakokonaisuutta.

Rikasta näkemystä

Projektikoordinaattorin päivät muodostuvat hankekohtaisesti hyvin erilaisiksi. Routsaloa inspiroivat erityisesti monipuoliset työtehtävät ja hankkeiden parissa toimivat osaamiseltaan eri tavoin rikkaat ihmiset. Routsalo kiittelee työnantajaansa saamastaan vastuusta ja siitä, että on voinut laajentaa työnkuvaansa mielekkääseen suuntaan. “Saan olla näköalapaikalla todella mielenkiintoisissa ja merkittävissä hankkeissa”, iloitsee Routsalo.

HTJ:llä on Routsalon mukaan hyvä henki, joka konkretisoituu esimerkiksi yhdessä tekemisenä ja siinä, että kollegoilta saa varmasti aina apua. Nyt korona-aikaan työyhteisön voiman on huomannut erityisesti.  

Työn suola ovat myös erilaiset projektitiimit. ”Palkitsevaa on se hetki, kun ihmiset muuttavat valmiiseen rakennukseen ja innostuvat uusista tiloista. Silloin kokee olleensa yksi linkki onnistumisten kasvattamisessa”, kertoo Routsalo.   

Palauttavaa voimaa

Routsalon oman energian salaisuus ovat perhe ja metsä. Vapaa-ajallaan hän puuhaa pienten lasten kanssa sekä harrastaa lenkkeilyä ja suunnistusta. Routsalo asuu perheineen idyllisessä vanhassa talossa, jonka pihalla kasvavat omenapuut. Keväisin hän innostuu möyrimään puutarhassa kynnenaluset mustana.

Tulevaisuuden toiveista kysyttäessä Routsalon ääneen nousee tuttu innostus, kun hän kertoo ottavansa ilolla vastaan kaikki uudet monipuoliset haasteet.

Mikäli olet kiinnostunut kiinteistöjen käyttäjälähtöisestä kehittämisestä, ota meihin yhteyttä ja kerromme aiheesta mielellämme lisää.

Lisätietoja:
Marjo Jaakkola
Aluejohtaja
Rakennuttajatoimisto HTJ Oy
P. 050 3022 480
marjo.jaakkola@htj.fi