10.12.2019

Taysin käyttäjälähtöinen uudistamisohjelma

“Tampereen yliopistollisen sairaalan (Tays) uudistamisohjelman lähtökohtana oli selvittää ensin, kuinka tiloissa toimitaan, mitä siellä tarvitaan ja vasta sen jälkeen suunnitella, kuinka tiloilla voidaan mahdollistaa haluttu toiminta”, kertoo Pirkanmaan Sairaanhoitopiirin, Taysin kehitysjohtaja Isto Nordback.

Tarvemäärittelyjen laaja skaala

Taysin Keskussairaalan uudistamisohjelma käynnistyi 2010 ja toiminnalliset suunnitelmat vaiheittain heti tuon jälkeen. Ohjelmassa on aiemmin rakennettu O-rakennus arkistoa, vainajahuoltoa ja kirurgian koulutuskeskusta varten, E-rakennus infektioyksikköä ja munuaiskeskusta varten, ja nyt on valmistunut etupihahanke. HTJ toimi etupihahankkeessa rakennuttajakonsulttina ja valvojana, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri tilaajana ja rakennuttajana ja SRV pääurakoitsijana.

“Ensin kartoitettiin käyttäjien avulla ja Taysin kehitysjohtajan johdolla poikkeuksellisen mittavasti, kuinka hoitoprosesseja voidaan tehostaa. Sen jälkeen luotiin systemaattiset toimintatavat, joilla kerätty ymmärrys jalkautettiin suunnitteluun sekä toteutettiin läpi monivuotisen hankkeen”, kertoo HTJ:n Tampereen ja Hämeenlinnan aluejohtaja, Jari Tainio.

Käyttäjäryhmiä Taysin alueella on kokonaisuudessaan paljon. Heihin kuuluvat muun muassa potilaat, läheiset, hoito- ja huoltohenkilökunta sekä alueen yritykset kuten apteekki, kahvilat, ruokalat ja myymälät. Sairaanhoitopiirissä on kaksi pääasiakasryhmää, potilaat ja maksajat eli kunnat. Potilaat tulevat luonnollisesti Taysille saamaan hoitoa ja kuntien tehtävä on palvelun ostajina saada potilaiden tarvitsema hoito mahdollisimman tehokkaasti määritellyillä budjeteilla. Tehokkuus edellyttää sujuvia toimintaprosesseja. Henkilöstön osallistaminen taas luo prosessien suunnitteluun parhaat mahdolliset edellytykset.

Ymmärryksen luominen

Hankkeessa käytettiin monipuolisia ja toisiaan täydentäviä menetelmiä käyttäjäymmärryksen keräämiseen. Konkreettisten tarpeiden ilmentäminen oli lähtökohta monitahoisesti mietityille ratkaisuille. Potilaiden tarpeita selvitettiin keskustellen potilasjärjestöjen ja Tampereen vammaisneuvoston kanssa esimerkiksi esteettömyyden toteuttamisesta. Potilaiden luvalla seurattiin potilasprosesseja eli havainnoitiin hoitotilanteissa ilmenneitä tarpeita. Lukuisten asiakaskyselyiden tuloksia analysoitiin osallistaen myös potilaiden läheisiä. Esimerkiksi uudella vastasyntyneiden osastolla iseillä on nyt paremmat mahdollisuudet osallistua vauvojen hoitoon.

Taysin uudistamisohjelmassa tavoite on kohdentaa valtavan tarvelistan perusteella investoinnit oikein. Tuottavuuden keskeinen ajattelutapa on lean-periaate, jossa pyritään keskittymään kaikkein olennaisimpiin seikkoihin ja välttämään turhat toimet. Esimerkiksi tuki- ja liikuntaelinkeskuksen toimintoja järkevästi sijoittelemalla arvioidaan tulevaisuudessa säästettävän potilaskuljetuksissa 1 500 kilometriä vuodessa.

“Realistinen suunnittelu ja siihen perustuva hyvä hankejohtaminen ovat rakennushankkeiden keskeisimmät onnistumisen edellytykset”, summaa Nordback.

Henkilöstön osallistaminen

Taysin henkilöstö oli suunnittelussa ja suunnitelmien jatkokehittämisessä avainasemassa. Jokaisesta suunnittelukokonaisuudesta nimettiin henkilöstöstä toiminnallinen projektipäällikkö, joka rakensi henkilöstön kanssa työryhmät toiminnallisten suunnitelmien tekemistä varten. Hän toimi keskeisenä tiedonvälittäjänä toisaalla läheisesti henkilöstön ja potilaiden kanssa sekä toisaalla käyttäjäymmärryksen tuojana rakennushankkeen ohjausryhmissä. Rakennuskohtaiset suunnittelukoordinaattorit kävivät henkilöstön kanssa tarkemman tason suunnitelmia läpi ja selvittivät esimerkiksi, kuinka sähkö-, vesi- ja viemäripisteet sekä kiinteät sairaalalaitteet toimivat niille suunnitelluilla paikoilla. Projektipäälliköt ja suunnittelukoordinaattorit päättivät myös mistä tiloista he tarvitsevat rakennusaikana mallihuoneet, joissa suunnittelukoordinaattorit kierrättivät käyttäjiä ja keräsivät muutostoiveet sekä esittelivät ne edelleen suunnittelijoille.

“Osallistamisprosessissa opimme konkreettisesti kuinka tärkeää on kertoa käyttäjille selkeästi ja ennakkoon mitä valintoja kussakin vaiheessa lukitaan ja millaista osallistumista heiltä odotetaan”, kertoo HTJ:n projektijohtaja Jyrki Anttila.

Käyttöönotto ja tulevaisuuteen varautuminen

D-rakennuksessa on parhaillaan puoli vuotta kestävä käyttöönoton tärkeä vaihe ja rakennus avataan kokonaisuudessaan tammikuussa 2020. Kuusi HTJ:n ammattilaista ovat yhä mukana käyttöönotossa opastamassa käyttäjiä, toteuttamassa pieniä muutoksia ja huolehtimassa varustelun loppuun saattamista. Käyttöönottovaihe paljastaa kuinka tilat todellisuudessa toimivat, onko kaikki tarvittava huomioitu ja kuinka käyttäjät oppivat tiloissa toimimaan. Samalla käyttöönotto on rakentamisvaiheen jälkeistä rakennusmateriaalien ja kalusteiden tuuletusaikaa.

Sairaalatekniikka muuttuu nopeasti. Siksi tietyt tilat rakennettiin ensin raakatiloiksi, jotka viimeisteltiin vasta laitehankintojen jälkeen. Taysissa on valmistauduttu tulevaisuuteen kiinnittämällä huomiota rakennuksen muuntojoustavuuteen. Esimerkiksi pystykuiluissa ja asennustiloissa on huomioitu laajennusvara ja muutosmahdollisuudet.

Valtava hankekokonaisuus

Osa Taysin Keskussairaalan uudistamisohjelman etupihahankkeesta valmistui jo 2018–2019. Maanalainen pysäköintihalli, lasten ja nuorten sairaala sekä uusi pääsisäänkäynti otettiin käyttöön syksyllä 2019. Uudistamisohjelma kattaa sekä uudisrakennuksia että vanhojen rakennusten kunnostusta. Etupihahankkeen valmistumisen jälkeen koko uudistamisohjelma on suunnilleen puolivälissä. Hankkeessa saatua uutta asiakasymmärrystä on viety myös vanhoihin tiloihin. Pienilläkin muutoksilla on voitu kehittää olemassa olevia tiloja.

”Esimerkiksi osastojen lääkehuoneisiin on asennettu potilastietojärjestelmään kytkettyjä älylääkekaappeja. Ja kaikki käyttäjälähtöisyys ei liity tilojen toimivuuteen vaan keskeiseen asemaan nousevat myös inhimillinen empaattisuus ja ammattilaisten kyky kohdata potilaat heidän hoitohetkessään”, kertoo Nordback.

Pitkän hankkeen aikana myös HTJ:läisillä oli paljon mahdollisuuksia oppia ja kehittää tilaajan kanssa toimintaa edelleen. Nyt saatu ylläpidon palaute on ollut erittäin positiivista. Loppukäyttäjien palaute tulee ensi vuonna. HTJ:läiset ovat saaneet arvostusta vaativien hankkeiden toteuttajina ja niistä tulee konsultointipyyntöjä. Tainio ja Anttila ovat muun muassa luennoimassa vuoden 2020 Sairaalatekniikan päivillä aiheesta Talotekniikan vastaanottoprosessi sairaalahankkeissa.  

Mikäli käyttäjälähtöisyys ja tarvemäärittelyt rakennuttamishankkeissa ovat teille ajankohtaisia aiheita, voit kysyä niistä lisätietoja suoraan HTJ:ltä.

Jari Tainio
Rakennuttajatoimisto HTJ Oy
Aluejohtaja, Tampere - Hämeenlinna
P. 050 3853 252
jari.tainio@htj.fi